Krankmeldung per E-Mail: Aufbau und Tipps
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Wenn du morgens aufwachst und merkst, dass du krank bist, musst du dich schnell bei deinem Arbeitgeber abmelden. In der heutigen Zeit ist eine Krankmeldung per E-Mail eine praktische Möglichkeit, dies zu erledigen. Doch worauf musst du achten, wenn du deine Krankmeldung per E-Mail verschickst? In diesem Artikel erfährst du alles über den richtigen Aufbau und bekommst hilfreiche Tipps.
Kann ich mich per E-Mail krankmelden?
Ja, eine Krankmeldung per E-Mail ist in vielen Unternehmen mittlerweile gängige Praxis. Sie bietet eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, deinen Arbeitgeber zu informieren. Vor allem in Berufen, in denen viel digital gearbeitet wird, ist diese Methode weit verbreitet. Dennoch solltest du sicherstellen, dass eine E-Mail-Krankmeldung in deinem Unternehmen akzeptiert wird. Oft gibt es feste Regelungen, die im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen festgehalten sind.
Beachte auch, dass du deine Krankmeldung rechtzeitig absendest. Die meisten Arbeitgeber erwarten eine Meldung am selben Tag, spätestens jedoch innerhalb von ein paar Stunden nach Arbeitsbeginn. Wichtig ist, dass die Krankmeldung alle relevanten Informationen enthält, damit keine Missverständnisse entstehen. Fehlt beispielsweise die Information über die voraussichtliche Dauer der Krankheit, kann das für Probleme sorgen.
Ein Tipp: Überprüfe, ob dein Arbeitgeber eine Telefonnummer für Krankmeldungen bevorzugt. In manchen Unternehmen ist ein Anruf zusätzlich zur E-Mail erforderlich.
Eine Krankmeldung per E-Mail sollte gut strukturiert und klar formuliert sein. Der Aufbau folgt einer einfachen Gliederung: Eine klar formulierte Betreffzeile, eine förmliche bzw. persönliche Anrede, eine Einleitung, ein Hauptteil und ein Schluss. Optional kannst du auf Vertretungsregelungen hinweisen, falls es nötig ist, deine Aufgaben an Kollegen zu übergeben. Jeder dieser Punkte hat eine wichtige Funktion und sollte sorgfältig formuliert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Die Betreffzeile ist das Erste, was dein Arbeitgeber sieht. Sie sollte direkt auf den Punkt kommen und den Empfänger sofort informieren, worum es geht. Ein klarer und prägnanter Betreff sorgt dafür, dass die E-Mail nicht übersehen wird. Beispiele für geeignete Betreffzeilen sind:
- „Krankmeldung“
- „Krankmeldung für den (Datum)“
- „Ich bin heute krank“
Vermeide unklare Formulierungen oder unnötige Details im Betreff. Ein einfacher und klarer Betreff reicht völlig aus, um die E-Mail zielgerichtet zu eröffnen.
In der Anrede solltest du den richtigen Ansprechpartner nennen. Falls du nicht weißt, wer konkret zuständig ist, kannst du die allgemeine Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden.
In der Einleitung solltest du dich kurz und knapp krankmelden. Achte darauf, dass du den Grund für deine Abwesenheit nennst und wann du voraussichtlich wieder einsatzbereit bist. Ein möglicher Satz könnte so lauten: „Leider bin ich erkrankt und kann heute nicht zur Arbeit kommen. Voraussichtlich werde ich bis (Datum) fehlen.“
Wenn du im Laufe des Tages zum Arzt gehst, kannst du auch erwähnen, dass du eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachreichen wirst.
Im Hauptteil der E-Mail solltest du die wichtigsten Informationen zur Krankmeldung noch einmal zusammenfassen. Dazu gehören:
- Dauer deiner Abwesenheit: Gib an, wie lange du voraussichtlich fehlen wirst.
- Arztbesuch: Falls du eine Krankschreibung nachreichen wirst, erwähne dies kurz.
- Erreichbarkeit: Falls dein Arbeitgeber dich in dringenden Fällen kontaktieren muss, kannst du angeben, ob und wie du erreichbar bist. Zum Beispiel per E-Mail oder Telefon.
Ein Beispiel für den Hauptteil könnte so aussehen: „Ich werde heute einen Arzt aufsuchen und Ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung umgehend zusenden. Sollten Sie mich in dringenden Fällen erreichen müssen, bin ich per E-Mail erreichbar.“
Eine Krankmeldung per E-Mail ist praktisch, sollte aber dennoch gut vorbereitet sein. Hier sind einige nützliche Tipps, um sicherzustellen, dass deine Krankmeldung korrekt und vollständig ist:
- Sende die E-Mail rechtzeitig: Informiere deinen Arbeitgeber so früh wie möglich über deine Krankheit.
- Überprüfe die Empfängeradresse: Stelle sicher, dass du die richtige E-Mail-Adresse verwendest. Oft gibt es spezielle Adressen für Krankmeldungen.
- Sei professionell: Auch wenn du krank bist, sollte die E-Mail korrekt und höflich formuliert sein.
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht vergessen: Wenn du länger als drei Tage krank bist, muss die Krankschreibung nachgereicht werden.
Eine Krankmeldung per E-Mail kann in vielen Fällen rechtlich zulässig sein, wenn dein Arbeitgeber diese Form der Benachrichtigung akzeptiert. Dennoch gibt es bestimmte gesetzliche Regelungen, die du beachten musst.
In Deutschland ist gesetzlich festgelegt, dass du dich unverzüglich bei deinem Arbeitgeber krankmelden musst. Spätestens nach dem dritten Krankheitstag muss eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden. Diese Bescheinigung kannst du oft per E-Mail einreichen, jedoch solltest du dich an die Vorgaben deines Arbeitgebers halten. In manchen Fällen wird die Krankmeldung auch direkt digital an die Krankenkasse und den Arbeitgeber übermittelt.
Zudem ist es wichtig zu wissen, dass die E-Mail als rechtlich gültige Krankmeldung zählt, sofern sie zeitnah eingeht und alle notwendigen Informationen enthält. Achte darauf, dass du eine Lesebestätigung anforderst oder eine automatische Eingangsbestätigung erhältst, um sicherzustellen, dass deine Krankmeldung angekommen ist.
Die Krankmeldung per E-Mail bringt viele Vorteile, aber auch einige Nachteile mit sich. Ein großer Vorteil ist die Schnelligkeit. Du kannst die E-Mail direkt von deinem Smartphone oder Computer aus versenden, ohne lange warten zu müssen. Das ist besonders praktisch, wenn du gerade nicht sprechen kannst oder wenn du außerhalb der Bürozeiten krank wirst. Eine E-Mail ist außerdem schriftlich festgehalten, sodass du und dein Arbeitgeber im Zweifel nachweisen können, dass die Krankmeldung erfolgt ist.
Ein Nachteil ist jedoch, dass E-Mails manchmal im Spam-Ordner landen oder übersehen werden können. Außerdem hast du nicht die Gewissheit, dass die Nachricht sofort gelesen wird. Manche Arbeitgeber bevorzugen einen telefonischen Kontakt, um direkt Rückfragen stellen zu können. Wenn du wichtige Informationen wie die Dauer deiner Krankheit vergisst oder die E-Mail unvollständig ist, kann dies ebenfalls zu Problemen führen.
Eine Krankmeldung per E-Mail ist praktisch und schnell, sollte aber sorgfältig und frühzeitig versendet werden, damit keine Missverständnisse entstehen.
Was tun, wenn die Krankmeldung per E-Mail nicht ankommt?
Es kann immer mal passieren, dass eine E-Mail nicht beim Empfänger ankommt. Das kann verschiedene Gründe haben, wie z. B. technische Probleme, eine falsche E-Mail-Adresse oder dass die E-Mail im Spam-Ordner landet. In solch einem Fall ist es wichtig, schnell zu handeln, um Missverständnisse zu vermeiden.
Wenn du keine automatische Empfangsbestätigung erhalten hast, kannst du deinen Arbeitgeber anrufen und nachfragen, ob die E-Mail angekommen ist. Falls nicht, sende die Krankmeldung erneut und stelle sicher, dass die richtige E-Mail-Adresse eingetragen ist. Es hilft auch, eine Lesebestätigung anzufordern, damit du sicher weißt, dass die E-Mail geöffnet wurde.
Sollte der Fehler auf der Seite des E-Mail-Systems liegen, kannst du zur Sicherheit auch eine SMS oder einen Anruf als zusätzliche Meldung nutzen. Denke daran, dass du rechtlich verpflichtet bist, dich unverzüglich krankzumelden – die genaue Art der Übermittlung sollte dann keine Rolle spielen, solange dein Arbeitgeber rechtzeitig informiert ist.
Neben der Krankmeldung per E-Mail gibt es noch weitere Möglichkeiten, deinem Arbeitgeber mitzuteilen, dass du krank bist. Die gängigste Alternative ist der Anruf. In vielen Unternehmen wird von den Mitarbeitern erwartet, dass sie persönlich oder telefonisch Bescheid geben. Das hat den Vorteil, dass der Arbeitgeber sofort informiert ist und eventuell Rückfragen stellen kann, z. B. zur Dauer deiner Krankheit oder zum weiteren Vorgehen.
Eine weitere Möglichkeit ist die Krankmeldung über ein Online-Portal, falls dein Unternehmen so etwas anbietet. Einige Firmen nutzen digitale Systeme, bei denen du dich mit deinen Zugangsdaten einloggen und deine Krankmeldung direkt über eine Plattform einreichen kannst. Diese Methode ist besonders effizient, da die Informationen sofort und zentral erfasst werden.
Letztlich hängt es von den Vorgaben deines Arbeitgebers ab, welcher Weg der Krankmeldung gewünscht ist. Am besten klärst du das bereits im Vorfeld, damit du im Krankheitsfall weißt, wie du dich richtig abmeldest.
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Bildnachweis: „Eine Krankmeldung per E-Mail versenden“ ©drubig-photo – stock.adobe.com