Organigramm: Funktionen und Erstellung
Azubi-Wissen » Organigramm
Ein Organigramm ist ein wichtiges Werkzeug für die Darstellung der Struktur eines Unternehmens. Es zeigt, wie die einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter miteinander verbunden sind und welche hierarchischen Strukturen innerhalb eines Unternehmens bestehen. In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige über die Funktionen, die verschiedenen Arten und wie du eine solche Darstellung selbst erstellen kannst.
Was ist ein Organigramm?
Es handelt sich um eine grafische Darstellung der internen Struktur eines Unternehmens. Es zeigt die verschiedenen Abteilungen, Teams und Positionen sowie die Beziehungen und Hierarchien zwischen ihnen. Eine solche Darstellung hilft dabei, die gesamte Struktur eines Unternehmens auf einen Blick zu erfassen. Zudem werden die Zuständigkeiten und Kommunikationswege klar definiert.
Die meisten Organigramme sind hierarchisch aufgebaut und verwenden Symbole oder Kästchen, um Abteilungen oder Personen darzustellen. Linien oder Pfeile zeigen die Beziehungen und Hierarchien zwischen den einzelnen Gruppen. Es gibt jedoch auch andere Formen, die speziellere Strukturen oder weniger traditionelle Unternehmensformen darstellen können.
Ein Organigramm hat verschiedene Funktionen, die für die Organisation und das Management eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind:
- Visualisierung der Unternehmensstruktur: Ein Organigramm macht die Struktur eines Unternehmens für alle Mitarbeiter verständlich. Es zeigt auf, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und wie die Kommunikation fließen sollte.
- Klärung von Verantwortlichkeiten: Durch die Darstellung der hierarchischen Struktur wird klar, welche Positionen welche Verantwortungen tragen. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
- Planung und Anpassung: Es kann auch genutzt werden, um Änderungen in der Struktur eines Unternehmens zu planen oder bestehende Strukturen zu analysieren. Es dient als Grundlage für strategische Entscheidungen und organisatorische Anpassungen.
- Mitarbeiterinformation: Neue Mitarbeiter können sich schnell ein Bild von der gesamten Unternehmensstruktur machen und verstehen, wie sie sich in das Unternehmen einfügen.
Es gibt verschiedene Arten von Organigrammen, die je nach Unternehmensstruktur und Bedürfnissen genutzt werden. Die Wahl des passenden Modells hängt von der Art und Weise ab, wie ein Unternehmen organisiert ist und welche Informationen hervorgehoben werden sollen. Beispielsweise das Linien-Organigramm zeigt klare Hierarchien und feste Kommunikationswege. Das Stab-Linien-Organigramm ergänzt dieses Modell um beratende Stellen ohne Weisungsbefugnis. In projektorientierten Unternehmen kommt oft das Matrix-Organigramm zum Einsatz, bei dem Mitarbeiter mehreren Führungskräften unterstellt sind. Das Sparten-Organigramm teilt Unternehmen in Bereiche oder Abteilungen auf, die eigenständig geführt werden, etwa nach Produkten oder Regionen. Die folgenden drei Organigramm-Arten werden häufig genutzt:
Das hierarchische Organigramm ist die am häufigsten verwendete Form. Es stellt die Struktur eines Unternehmens in Form einer Pyramide dar, wobei die Führungsspitze an der Spitze steht und die nachfolgenden Ebenen die verschiedenen Abteilungen und Teams repräsentieren. Dieses Modell eignet sich besonders gut für Unternehmen mit einer klar definierten hierarchischen Struktur und einer deutlichen Trennung von Führungskräften und Mitarbeitern.
Vorteile:
- Einfache Darstellung der Befehlswege
- Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
- Übersichtliche Visualisierung der gesamten Unternehmensstruktur
Ein flaches Organigramm verzichtet weitgehend auf eine hierarchische Struktur und zeigt stattdessen eine eher gleichgestellte Beziehung zwischen den verschiedenen Abteilungen oder Teams. Diese Art der Darstellung eignet sich gut für Unternehmen mit einer offenen Kommunikationskultur und wenig formaler Hierarchie.
Vorteile:
- Fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation
- Reduziert die Anzahl der Management-Ebenen
- Unterstützt agile und flexible Arbeitsweisen
Das Matrix-Organigramm kombiniert Elemente des hierarchischen und des flachen Organigramms. Es stellt die Beziehungen zwischen verschiedenen Abteilungen und Projekten in einer Matrixform dar, wobei Mitarbeiter oft mehreren Managern oder Projekten zugeordnet sind. Diese Struktur wird häufig in Unternehmen verwendet, die projektorientiert arbeiten oder eine hohe Spezialisierung in verschiedenen Funktionsbereichen benötigen.
Vorteile:
- Flexibilität in der Ressourcenzuweisung
- Förderung der interdisziplinären Zusammenarbeit
- Effiziente Nutzung von Fachwissen und Talenten
Organigramme bieten zahlreiche Vorteile, haben aber auch einige Nachteile. Grundsätzlich dienen sie dazu, die Strukturen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen übersichtlich darzustellen. Sie erleichtern die Orientierung und helfen, klare Kommunikationswege zu schaffen. Allerdings bringen Organigramme auch einige Nachteile mit sich: In dynamischen Unternehmen müssen sie oft aktualisiert werden, und sie können die Flexibilität einschränken, da sie feste Hierarchien betonen. Zudem können stark hierarchische Strukturen Entscheidungen verlangsamen. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile zu kennen, um zu entscheiden, ob und welche Art für ein Unternehmen am besten geeignet ist.
- Klarheit und Struktur: Ein Organigramm macht die interne Struktur eines Unternehmens für alle sichtbar und nachvollziehbar. Dies fördert Transparenz und Klarheit hinsichtlich der Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Effiziente Kommunikation: Solche Darstellungen zeigen die Kommunikationswege innerhalb eines Unternehmens auf und helfen dabei, effizientere Kommunikationskanäle zu etablieren.
- Hilfsmittel bei der Personalplanung: Organigramme sind nützlich bei der Planung von Personalressourcen, da sie aufzeigen, welche Positionen besetzt sind und wo möglicherweise Lücken bestehen.
- Starrheit: Organigramme können starr wirken und eine dynamische Anpassung an Veränderungen erschweren. In schnell wachsenden oder sich verändernden Unternehmen kann es außerdem schnell veraltet sein.
- Komplexität: In sehr großen oder komplexen Unternehmen kann ein Organigramm unübersichtlich werden und die Darstellung der internen Struktur erschweren.
- Begrenzte Flexibilität: Manche Organigramme, insbesondere hierarchische, spiegeln nicht immer die tatsächlichen Arbeitsbeziehungen oder die informelle Kommunikation innerhalb eines Unternehmens wider.
Ein Organigramm zu erstellen, ist einfacher, als es auf den ersten Blick scheint. Mit den richtigen Tools und einem klaren Plan kann es jeder effektiv erstellen und so die Struktur eines Unternehmens korrekt abbilden.
Schritte zur Erstellung eines Organigramms:
- Erfassen der Unternehmensstruktur: Der erste Schritt besteht darin, die gesamte Unternehmensstruktur zu erfassen. Dazu gehören alle Abteilungen, Teams und Mitarbeiter sowie deren Beziehungen und Hierarchien.
- Festlegung der Organigramm-Art: Entscheide, welche Art am besten zur Darstellung der internen Struktur geeignet ist. Die Wahl hängt von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Hierarchieebenen und der gewünschten Detailliertheit ab.
- Verwendung von Software-Tools: Es gibt zahlreiche Software-Tools und Online-Anwendungen, die bei der Erstellung helfen. Diese Tools bieten Vorlagen und Drag-and-Drop-Funktionen, um den Prozess zu erleichtern.
- Erstellung und Feinabstimmung: Beginne mit der Erstellung, indem du die erfassten Informationen eingibst. Achte darauf, dass die Hierarchie und die Beziehungen korrekt dargestellt werden. Passe das Design an, um es klar und leserfreundlich zu gestalten.
- Überprüfung und Aktualisierung: Nachdem das Organigramm erstellt wurde, sollte es regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es immer den aktuellen Stand der Unternehmensstruktur widerspiegelt.
Das könnte dich auch interessieren
{{headlineColumn1}}
{{headlineColumn2}}
{{headlineColumn3}}
{{headlineColumn4}}
Bildnachweis: „Team erstellt ein Organigramm“ ©WavebreakMediaMicro - stock.adobe.com