Assistenz der Geschäftsführung
Ausbildung & Beruf
Es ist Freitag, 15:00 Uhr und das Wochenende ist schon in greifbarer Nähe, als dein Summer brummt. Das ist das Zeichen, dass du noch einmal bei der Geschäftsführerin vorbeischauen sollst. Ein Meeting, das für Montag angesetzt ist, muss verschoben werden – sie hat einen anderen auswärtigen Termin und wird es nicht schaffen. Ob du heute noch alle Teilnehmer erreichst, um einen Ausweichtermin zu finden? Als Assistenz der Geschäftsführung ist es deine Aufgabe, dieses Problem nun zu lösen und glücklicherweise hast du schon einen Plan.
Berufsbild Assistenz der Geschäftsführung
Was macht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)?
Als Assistent oder Assistentin der Geschäftsführung unterstützt du die Führungskräfte in einem Unternehmen bei ihrer Arbeit. Oft ist die Assistenz der Geschäftsführung auch beratend tätig und ein wichtiger Ansprechpartner für Kunden oder Geschäftspartner.
Die konkreten Aufgaben variieren je nach Arbeitgeber. Oft gehört zum Assistenzjob das Erledigen von allgemeiner Korrespondenz per Mail, Brief oder Telefon. Du hast die Termine der Geschäftsführung immer im Blick und koordinierst die täglichen Abläufe. Außerdem pflegst du Daten und Dokumente, bereitest Meetings vor (und nach) und erstellst Statistiken und Präsentationen. Persönliche Assistenten sind oft auch für die Planung und Buchung von Geschäftsreisen zuständig sowie für die anschließende Reisekostenabrechnung.
Genauso kann es sein, dass du als Management-Assistent Verträge und Angebote entwirfst oder Recherchetätigkeiten übernimmst. Meist bist du auch innerhalb des Unternehmens ein wichtiger Ansprechpartner für die Mitarbeiter.
Assistenz oder Sekretär: Manche Aufgaben der Geschäftsführungsassistenz erinnern an klassische Sekretariatstätigkeiten. Ein wichtiger Unterschied zwischen beiden Positionen ist aber, dass Sekretäre stärker weisungsgebunden arbeiten. Assistenten arbeiten selbstständiger und dürfen oft mehr allein entscheiden. Sie haben gleichzeitig auch mehr Verantwortung und repräsentieren das Unternehmen stärker – denn Assistenten sind sichtbarer und oft bei Meetings und Kundengesprächen dabei.
Wie sieht der Berufsalltag aus als Assistenz der Geschäftsführung aus?
Dein Berufsalltag als Assistenz der Geschäftsführung spielt sich oft in einem Büro vor dem Computer ab. Außerdem telefonierst du viel und wirst vor allem organisatorische Tätigkeiten erledigen: Wer kommt zum nächsten Meeting ins Büro und wer wird per Video zugeschaltet? Steht die Technik rechtzeitig und welche Häppchen werden gereicht?
Manche Assistenten haben auch einen großen Einfluss auf das Privatleben des Geschäftsführers und sollen sich um Geburtstagsgeschenke für Angehörige kümmern, den Anzug in die Reinigung bringen oder ein Hotel für den nächsten Familienurlaub heraussuchen. In anderen Fällen bist du wirklich nur für geschäftliche Abläufe verantwortlich.
Dich können flexible Arbeitszeiten erwarten, doch gerade bei Geschäftsreisen ins Ausland braucht dein Chef dich vielleicht auch zu ungewöhnlichen Zeiten und wird dich bitten, deine Mails früh morgens oder spät abends zu checken.
Wo arbeitet man als Assistenz der Geschäftsführung?
Eine Assistenz der Geschäftsführung ist in fast allen Branchen gefragt und unterstützt Geschäftsführer in unterschiedlichen Arten von Unternehmen. Dabei ist dein Arbeitsort meist ein Büro; für Erledigungen oder bei der Begleitung auf Dienstreisen bist du aber auch mal unterwegs.
Ausbildung zur Assistenz der Geschäftsführung
Wie läuft die Ausbildung zur Assistenz der Geschäftsleitung ab?
Wenn du Assistenz der Geschäftsführung werden möchtest, gibt es keine klassische duale Ausbildung, die dich auf diese Tätigkeit vorbereitet. Viele Assistenten haben entweder eine kaufmännische Ausbildung absolviert oder ein Hochschulstudium abgeschlossen.
Managementassistent: In Bayern und Baden-Württemberg gibt es eine Ausbildung als Managementassistent bzw. Europaassistent. Hierbei handelt es sich um ein Abiturientenprogramm, das über drei Jahre abläuft und dir parallel den Abschluss als Kaufmann im Einzelhandel oder Kaufmann für Büromanagement einbringt.
Möchtest du lieber studieren, ist bei einer Assistenzstelle häufig ein Wirtschaftsstudium empfehlenswert. Das könnten BWL oder VWL sein, aber zum Teil bist du auch mit einem Jurastudium oder einem sozialwissenschaftlichen Studiengang gut auf eine Assistenzstelle vorbereitet.
Vorteilhaft bei Hochschulabsolventen ist oft, dass sie gelernt haben, selbstständig zu arbeiten und sich zu organisieren. Konkrete Fachkenntnisse können Arbeitgeber hingegen eher von Mitarbeitern mit abgeschlossener Ausbildung erwarten. Je nachdem, was sich das Management von seiner Assistenz erwartet, bringen dich daher unterschiedliche Wege ans Ziel.
Wenn du als Assistenz der Geschäftsleitung tätig werden willst, ist das meist kein Job für Berufseinsteiger. In vielen Stellenausschreibungen wird Berufserfahrung gefordert, denn nach einer kurzen Einarbeitungszeit solltest du schon selbstständig arbeiten und die Geschäftsführung entlasten können. Viele Arbeitgeber wünschen sich Erfahrung in einem Sekretariat, einer Kanzlei oder Agentur.
Ausbildungsberufe, die dich auf eine Assistenztätigkeit vorbereiten, sind zum Beispiel Kaufmann für Büromanagement, Bankkaufmann oder Fremdsprachensekretär. Dafür ist im Normalfall ein mittlerer Schulabschluss erforderlich, aber auch mit (Fach-)Abitur kannst du diese Ausbildungen angehen.
Welche Fähigkeiten braucht eine Assistenz der Geschäftsführung?
Um die Geschäftsführung tatkräftig unterstützen zu können, musst du als Assistent oder Assistentin der Geschäftsleitung ein gutes Gedächtnis mitbringen und hervorragend organisieren können. Du solltest außerdem flexibel und kreativ sein – denn Pläne können sich ändern und oft ist der Chef dann auf deine Ideen angewiesen. Dafür musst du auch Stressresistenz vorweisen.
Da du eigenverantwortlich arbeiten wirst, solltest du über ein gutes Zeitmanagement verfügen. Du musst selbstständig arbeiten und Projekte betreuen können. Wichtig sind oft außerdem Fremdsprachenkenntnisse und natürlich Diskretion und Loyalität. Die Geschäftsführung muss dir vertrauen, damit ihr erfolgreich zusammenarbeiten könnt.
Was lernt man in der Ausbildung zur Assistenz der Geschäftsführung?
Wenn du Assistenz der Geschäftsführung werden möchtest, kannst du beispielsweise eine kaufmännische Ausbildung absolvieren.
In einer derartigen Ausbildung lernst du viel über Organisation, über Prozesse und auch Rechnungswesen oder Controlling. Du kannst nach einer Ausbildung im Büromanagement zum Beispiel Geschäftsreisen organisieren und Reisekostenabrechnungen machen. Als Fremdsprachensekretär bist du ideal auf die Arbeit auch mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern vorbereitet.
Welcher Ausbildungsberuf der beste Einstieg für eine Tätigkeit als Assistenz der Geschäftsführung ist, hängt also davon ab, welche Art von Unternehmen dich interessiert und welche Aufgaben du übernehmen sollst und möchtest.
Assistenz der Geschäftsführung passt zu dir, wenn
- du gerne eigenverantwortlich arbeitest
- du flexibel und kreativ bist
- du gut organisieren kannst
- du dir abwechslungsreiche Tätigkeiten wünschst
Die Arbeit als Assistenz der Geschäftsführung ist nicht ideal geeignet für dich, wenn
- es dir schwer fällt, dich an Namen und Termine zu erinnern
- du nicht von einzelnen Personen abhängig sein möchtest
- du nicht gerne im Büro arbeiten möchtest
- du dir einen festen Tätigkeitsbereich wünschst
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Weiterbildung & Zukunftsaussichten
Hast du die Ausbildung zum Assistenten bzw. zur Assistentin der Geschäftsführung abgeschlossen, hast du zahlreiche Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten. Bei Weiterbildungen unterscheiden wir zwischen 3 verschiedenen Wegen:
- Anpassungsfortbildung,
- Aufstiegsfortbildung &
- Studium.
Bei Anpassungsfortbildungen geht es darum, dein Wissen aktuell zu halten, um Entwicklungen in den Bereichen Büro und Sekretariat, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen oder Betriebliche Organisation kennenzulernen.
Mit einer Aufstiegsfortbildung willst du Karriere machen, zum Beispiel durch eine Weiterbildung zum Betriebswirt - allg. Betriebswirtschaft, zum Betriebswirt - Kommunikation und Büromanagement oder zum Fachwirt - Wirtschaft. Aber auch ein Studium kannst du anschließen.
Passende Studiengänge sind:
- Unternehmensführung
- Wirtschaftsrecht
- Internationale Wirtschaft
- Betriebswirtschaftslehre (BWL)
- Business Administration
Um eine aussichtsreiche Zukunft musst du dir als Assistent der Geschäftsführung bzw. Assistentin der Geschäftsführung keine Sorgen machen: Bei einem guten Vertrauensverhältnis kannst du die Geschäftsführung ein Berufsleben lang begleiten. Möchtest du höher hinaus, bietet dir diese Tätigkeit spannende Einblicke in viele Bereiche, sodass du nach einigen Jahren Berufserfahrung zahlreiche Möglichkeiten hast, dich andernorts weiterzubilden oder zu verwirklichen.
Auch Nachhaltigkeit nimmt in vielen Unternehmen einen höheren Stellenwert ein als noch vor ein paar Jahren. Möglicherweise musst du bei der Buchung von Dienstreisen auf eine umweltschonende Anreise achten oder ihr bucht nur Hotels, die als nachhaltig zertifiziert sind? Oft kannst du hier schon mit vermeintlich kleinen Dingen viel bewegen.
Alternativen zum Assistenz-Job
Nicht jedem liegt die verantwortungsvolle und eigenverantwortliche Arbeit von Assistenten. Und nicht jeder Chef arbeitet gern mit einem Assistenten zusammen, sondern braucht einen kompetenten Ansprechpartner, der vor allem weisungsgebunden arbeitet.
Anhängig davon, was dich an der Assistententätigkeit reizt, gibt es viele Berufe, die stattdessen für dich infrage kommen. Arbeitest du gern mit Zahlen und Statistiken? Dann passen Bankkaufmann oder Steuerfachangestellter zu dir. Auch hier arbeitest du kaufmännisch und kannst gleichzeitig beratend tätig werden.
Interessiert dich vor allem das internationale Umfeld großer Unternehmen, solltest du einen Ausbildungsberuf mit sprachlichem Schwerpunkt erlernen. Wie wäre es mit einer schulischen Ausbildung als Fremdsprachensekretär oder als kaufmännischer Assistent? Der Wechsel in einen Assistentenjob ist auch später im Berufsleben möglich. Dein Arbeitgeber wird deine Erfahrung zu schätzen wissen.
Weitere Infos
Bildnachweis: „Lächelnde Frau sitzt an Schreibtisch und telefoniert" © denisismagilov - Fotolia; „Sekretariatsaufgaben im Büro erledigen" ©contrastwerkstatt - stock.adobe.com; „Meetings vorbereiten" ©Monkey Business Images - stock.adobe.com; „Gespräche mit Geschäftspartnern führen" ©amnaj - stock.adobe.com; „Texte nach Stichworten erstellen" ©fizkes - stock.adobe.com; „Besucher empfangen und betreuen" ©Jacob Lund - stock.adobe.com; „Frau am Telefon" © Bojan - stock.adobe.com; „Bankkauffrau berät Kundin" © Zivica Kerkez - stock.adobe.com; „Frau am Telefon" © Marco Herrndorff / Fotolia