Sekretärin / Sekretär
Ausbildung & Beruf
Als Sekretärin oder Sekretär übernimmst du große Verantwortung. Schließlich sorgst du dafür, dass sämtliche Abläufe im Unternehmen reibungslos über die Bühne gehen. Aber wie wird man überhaupt Sekretärin? Wie du Sekretärin werden kannst und welche Tätigkeiten zum Berufsalltag gehören, zeigen wir dir jetzt auf dieser Seite.
Berufsbild Sekretärin / Sekretär
Was ist eine Sekretärin?
Eine Sekretärin übernimmt administrative Aufgaben und unterstützt dadurch Vorgesetzte oder ganze Abteilungen eines Unternehmens.
Was macht man als Sekretär (m/w/d)?
Als Sekretärin kümmerst du dich vorrangig um administrative Dinge und die Verwaltung. Das heißt, du planst beispielsweise Besprechungen und Termine, führst Terminkalender oder verwaltest Büromaterial. Auch die Planung und Organisation von Reisen fällt in deinen Tätigkeitsbereich. Daneben bist du auch dafür zuständig, Unterlagen aufzubereiten und zu erstellen.
Aber auch Kundenkontakt oder Kontakt zu Mitarbeitern steht auf deiner Tagesordnung. Du kümmerst dich um den Empfang von Kunden und Geschäftspartnern oder beantwortest deren Fragen. Mitarbeiter wenden sich beispielsweise bei Fragen oder Urlaubs- und Krankmeldungen an dich.
Teilweise fallen auch Aufgaben des Marketings an – als Sekretärin betreust du beispielsweise die Unternehmenswebsite.
Was ist der Unterschied zwischen Sekretärin und Bürokauffrau? Der Unterschied zwischen den Berufen Sekretärin und Bürokauffrau ist vor allem der folgende: Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann kannst du direkt über eine Ausbildung werden, und zwar durch den Ausbildungsberuf Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement (Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann ist eine veraltete Bezeichnung, die aber oft noch verwendet wird).
Nach der Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement kannst du zwar auch als Sekretärin eingesetzt werden. Je nach Stelle und Unternehmen kann aber auch das Absolvieren der Weiterbildung zur Sekretärin vorausgesetzt werden.
Wie sieht der Berufsalltag als Sekretär aus?
Wie dein Berufsalltag genau aussieht, variiert natürlich je nach Arbeitgeber und Aufgabenbereich. Als Sekretär befindest du dich in der Regel aber vorwiegend am Computer. Dabei ist die Kommunikation per Mail oder per Telefon ein großer Teil deines Jobs. Beispielsweise telefonierst du mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten. Daneben ist Organisation gefragt: Du planst Termine oder auch Reisen.
Während der Arbeit sind Flexibilität und Eigenständigkeit erforderlich. Da du für viele verschiedene Aufgaben zuständig bist, wirst du immer wieder mit wechselnden Situationen konfrontiert. Die Aufgaben erledigst du meist alleine, teilweise aber auch mit Kollegen zusammen.
Als Sekretärin hast du meist geregelte Arbeitszeiten.
Wo arbeitet man als Sekretärin?
Tätig werden kannst du in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche und Branchen, beispielsweise in den Bereichen Logistik oder Gesundheit. Aber auch die Beschäftigung in der öffentlichen Verwaltung oder bei Verbänden und Organisationen ist möglich. Als Sekretärin bist du während der Ausbildung hauptsächlich in Büros oder in Besprechungsräumen.
Ausbildung Sekretär / Sekretärin
Ist Sekretärin ein Ausbildungsberuf?
Den einen Ausbildungsberuf Sekretärin bzw. zum Sekretär gibt es so nicht. Vielmehr führen mehrere kaufmännische Ausbildungen oder auch Weiterbildungen in den Beruf Sekretärin.
Was für eine Ausbildung braucht man als Sekretärin?
Um als Sekretärin zu arbeiten, solltest du eine kaufmännische Ausbildung oder eine Weiterbildung vorweisen können. Möglich sind beispielsweise folgende Ausbildungen:
Wie lange dauert die Ausbildung zur Sekretärin?
Je nachdem, für welchen Ausbildungsberuf du dich entscheidest, variiert die Dauer der Ausbildung. Wenn du sie in Vollzeit absolvierst, kannst du meist mit 3 Jahren Ausbildungszeit rechnen. Gegebenenfalls ist auch Teilzeit möglich, dann dauert die Ausbildung natürlich etwas länger.
Die Weiterbildung zur Sekretärin wiederum dauert je nach Anbieter 3 bis 15 Monate.
Was muss ich als Sekretärin können?
Für die Ausbildung als Sekretärin solltest du bestimmte Stärken mitbringen. Wichtig ist zum einen Kommunikationsstärke und Organisationstalent. Während der Arbeit sprichst du oft mit anderen Menschen, beispielsweise Kollegen oder Kunden, und musst dich daher sprachlich gut ausdrücken können. Gute Organisation ist wichtig, weil du für viele Abläufe und Prozesse zuständig bist.
Zum anderen solltest du dich auch mit verschiedenen PC- oder Office-Programmen auskennen. Du solltest in der Lage sein, verschiedene Programme im Bereich Sachbearbeitung und Verwaltung zu bedienen und Abrechnungen oder Unterlagen zu erstellen.
Je nach Arbeitgeber und Aufgaben solltest du auch gute Englischkenntnisse oder Kenntnisse einer anderen Sprache besitzen.
- Deutsch
- Englisch
- Mathe
- Sorgfalt und Genauigkeit
- Selbstständigkeit
- Organisation und Planung
- Umfeld: Büro
- Geregelte Arbeitszeiten
- Kontakt zu Menschen
Wie viel verdient man als Sekretärin in der Ausbildung?
Machst du beispielsweise die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement, kannst du mit folgender Vergütung rechnen:
- im 1. Ausbildungsjahr: 953 Euro
- im 2. Ausbildungsjahr: 1.029 Euro
- im 3. Ausbildungsjahr: 1.120 Euro
Entscheidest du dich für den Weg über eine Weiterbildung, erhältst du meist keine Vergütung.
Der Beruf Sekretär ist eine gute Wahl für dich, wenn
- du gerne im Büro arbeiten möchtest
- du kein Problem mit dem Telefonieren hast
- du gerne organisierst und planst
- du gerne mit verschiedenen Programmen und mit dem Computer arbeitest
Ein anderer Beruf passt vermutlich besser zu dir, wenn
- du gerne im Freien arbeitest
- du eher handwerklich begabt bist
- du ungerne mit Fremden kommunizierst
- du ungerne eigenständig arbeitest
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Weiterbildung & Zukunftsaussichten
Bei Weiterbildungen unterscheiden wir zwischen 3 verschiedenen Wegen:
- Anpassungsfortbildung,
- Aufstiegsfortbildung und
- Studium.
Bei Anpassungsfortbildungen geht es darum, dein Wissen aktuell zu halten, um beispielsweise neue Entwicklungen in Bereichen wie Büro, Sekretariat, Datenbankprogramme oder Office-Softwarepakete mitzubekommen.
Aufstiegsfortbildungen helfen dir als Sekretärin dabei, beruflich aufzusteigen und Karriere zu machen. Dir stehen beispielsweise folgende Weiterbildungen offen:
- Betriebswirt – Kommunikation und Büromanagement
- PC-Fachkraft – kaufmännisch
- Fachmann - Bürokommunikation
Auch der Weg über ein Studium eignet sich als Weiterbildung. Mögliche Studiengänge sind unter anderem:
- Marketing
- Dienstleistungs- und Servicemanagement
- Vertrieb
- Betriebswirtschaftslehre
Die Zukunftsaussichten als Sekretärin sind gut. Schließlich übernimmst du verantwortungsvolle Aufgaben im Unternehmen und sorgst dafür, dass alles rund läuft. In Zukunft können sich aufgrund der Digitalisierung jedoch Aufgaben verschieben. Du hast also die Möglichkeit, dich mit neuen Technologien, Verfahren und Systemen auseinanderzusetzen. Eine Möglichkeit ist beispielsweise das Digitale Dokumentenmanagement (DMS). Dieses kann dich beispielsweise dabei unterstützen, Korrespondenzen und Abrechnungen zu dokumentieren.
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Bildnachweis:
„Sekretärin führt Telefonat“ © amnaj - stock.adobe.com
„Mitarbeiter bei Fragen unterstützen“ © SFIO CRACHO - stock.adobe.com
„Besucher und Kunden empfangen“ © Djordje Radosevic - stock.adobe.com
„Arbeit in Büroräumen“ © NDABCREATIVITY - stock.adobe.com
„Kommunikation per Telefon“ © Ivan Traimak - stock.adobe.com
„Terminkalender führen“ © NicoElNino - stock.adobe.com